Mobile Instandhaltung mit SAP – worauf Sie bei der Auswahl des Dienstleisters achten sollten

Seit einigen Jahren versuchen sich mehr und mehr Beratungs- und Softwareunternehmen im Markt für mobile SAP Lösungen für die Instandhaltung zu etablieren. Waren es z. B. auf der Instandhaltungsmesse in Dortmund 2014 noch drei Anbieter, waren es 2019 schon über 20 Firmen. Insgesamt gibt es mittlerweile ca. 40 Unternehmen auf dem Markt, die entweder SAP Standard-Lösungen (SAP Work Manager/SAP Asset Manager) oder eigenentwickelte Apps für SAP PM / SAP EAM anbieten.

Was sind heute die Standards einer mobilen Lösung für SAP PM / SAP EAM?

Die mobile Abbildung von SAP PM / SAP EAM mit der Instandhaltungsabwicklung (Meldungen/Aufträge) und der Wartungsplanung plus einer on- und offline Funktionalität sind die Mindeststandards. Genauso wie Up- und Download von Dokumenten/Fotos sowie die Aufnahme von Schadensbildern.

Bei weiteren Funktionen/technischen Möglichkeiten unterschieden sich die Anbieter. Da wären beispielsweise zu nennen die

• Barcode/QR-Code/NFC/RFID-Integration
• Push-Notifications im Störfall
• Anmeldung per Fingerabdruck
• responsives Design (identische Darstellung der App auf Smartphone/Tablet ohne zusätzlichen Programmieraufwand)
• Integration von Sensordaten zur Überwachung der Maschinen und Anlagen im Live-Modus
• Digitale Abbildung von Rundgängen/Checklisten und entsprechenden automatisch generierten Berichten als PDF mit elektronischer Unterschrift
• Notwendiger Release-Stand von SAP und den sogenannten EHPs (erweiterte Funktionen), damit die Anwendung einwandfrei laufen kann (zu erfragen bei Ihrer IT)
• Ist die App auch zukunftssicher für den Einsatz unter SAP S/4 HANA als Betriebssystem?
• Nutzung der Anwendung auf dem Desktop sowie iOS und Android. Für Windows 10 gibt es kaum noch Anbieter
• Chat-Funktion, damit die Betriebsinformationen nicht über WhatsApp etc. das Unternehmen verlassen
• u.v.m

Unabhängig von der mobilen Lösung, wie unterscheiden sich die Dienstleister?

Es gibt nur wenige Unternehmen, die selber aus der Instandhaltungsberatung kommen und im Laufe der Jahre mobile Apps für den Fachbereich entwickelt haben. Diese Firmen verstehen die Sprache der Instandhalter und auch ihre Prozesse. Sie bieten auch die Einführung von SAP PM / SAP EAM und anschließender Mobilisierung der Abläufe an. Weiterhin können sie auf Referenzen aus unterschiedlichsten Branchen verweisen.

Worauf sollte bei der Systemarchitektur/dem Datentransfer geachtet werden?

Zunächst kommt hier der Fachbereich nicht umhin, auch seine Kollegen aus der IT-Abteilung mit einzubinden. Der Datentransfer zwischen dem SAP und dem mobilen Endgerät kann auf unterschiedliche Art und Weise stattfinden. Es gibt die Variante einer sogenannten Middleware, die entweder auf einem externen Server oder als Add-on, in ABAP programmiert, direkt im SAP installiert wird. Einige Anbieter offerieren auch eine Cloud-Lösung. Die Performance, also die Geschwindigkeit des Datenaustausches ist hier ein Kriterium. Häufig gibt die IT Vorgaben, womit einige Dienstleister aus dem Rennen sind.

Ein weiterer Aspekt ist die Aktualisierung der App, wenn Änderungen der Anwendung vorgenommen wurden. Entweder muss die App auf dem Endgerät neu installiert werden oder bei der Anmeldung erhält der Instandhalter automatisch die neueste Version auf dem Endgerät.

Welche sonstigen Punkte gilt es bei der Auswahl einer mobilen SAP Instandhaltungslösung zu beachten?

Da auch in der Werksinstandhaltung die Ressourcenplanung eine immer wichtigere Rolle spielt, wäre es gut, wenn der Anbieter auch eine Plantafel für den Einsatz von Technikern und Werkzeugen hätte.

Idealerweise ermöglicht die App auch den Zugriff auf Daten, die nicht im SAP vorhanden sind. Beispielsweise Sensordaten aus einem Prozessleitsystem oder Dokumente aus einem externen Dokumenten-Management-Systeme.

Wenn die Plattform für die mobile Lösung auch die Möglichkeit bietet, weitere Geschäftsprozesse wie z. B. der Lagerverwaltung im SAP mobil abzubilden.